Important
Les réponses formulées par les experts de l'Association des Acheteurs Publics dans le cadre des "questions posées aux experts" sont données à titre d'informations et ne sauraient en aucun cas engager la responsabilité de l'association.
La question
Dans les marchés de maintenance d’équipements et matériels existants, l’obligation de définition précise des besoins (jurisprudence rendue au visa de L. 2111-1) oblige-t-elle l’acheteur à inclure au DCE l’historique d’entretien et de réparation de l’existant ?
Si une visite obligatoire du site est prévue, sachant que les entreprises ont la possibilité de poser toute question, solliciter et obtenir cet historique ainsi qu’un délai supplémentaire pour déposer leur offre, cela peut-il suffire ?
De ce fait, il n’y aurait a priori aucune rupture d’égalité de traitement entre le candidat-titulaire (qui connait l’historique) et les autres candidats.
je vous remercie d’avance pour vos lumières
La réponse
Il convient de relever, à titre liminaire, que la simple organisation d’une visite obligatoire des sites — laquelle se limite, en pratique, à une inspection visuelle externe des équipements — ne permet pas d’apprécier de manière fiable ni leur état interne, ni la qualité de leur entretien antérieur. Dans ces conditions, une telle visite ne saurait, à elle seule, être regardée comme un élément suffisamment probant pour éclairer les candidats dans l’élaboration de leur offre.
En premier lieu, l’analyse doit être conduite au regard des caractéristiques propres aux équipements concernés et du régime de maintenance applicable. Par exemple, s’agissant d’un ascenseur, la maintenance (tant en fréquence qu’en périmètre) est encadrée par la réglementation. La situation diffère pour des équipements dont la maintenance relève uniquement d’une logique contractuelle ou commerciale. Dans le premier cas, la réglementation indique au candidat les prestations dont il aura la charge ; dans le second, il ne peut s’appuyer que sur le contenu du DCE.
De même, un marché portant exclusivement sur de la maintenance curative n’expose pas aux mêmes aléas qu’un marché intégrant une dimension préventive. L’âge du matériel constitue également un facteur déterminant : les risques associés à un équipement de 40 ans ne sont évidemment pas comparables à ceux d’un équipement récent. Ce premier niveau d’analyse implique notamment de disposer d’informations précises d’identification (marque, numéro de série, date de mise en service, date du dernier entretien) ainsi que d’une appréciation de l’état général.
En deuxième lieu, le niveau d’information mis à disposition doit être mis en perspective avec le choix du montage contractuel et la répartition des risques entre les parties. Un marché à prix forfaitaire — indépendamment du nombre d’interventions et des pièces à remplacer — présente nécessairement un niveau de risque plus élevé pour le prestataire qu’un marché exécuté à bons de commande. Dans le premier cas, toute information manquante au stade de la consultation peut générer un risque significatif et conférer un avantage concurrentiel au titulaire sortant. À l’inverse, lorsque les dépenses sont prises en charge au réel par l’acheteur, une connaissance imparfaite de l’historique impacte moins fortement la capacité des candidats à élaborer leur offre. L’obligation de définition du besoin se traduit ici par le choix du montage contractuel, la répartition des responsabilités et les modalités de déclenchement des prix selon les différentes typologies d’interventions.
En troisième lieu, il doit être souligné que le degré d’information communiqué aux candidats a une incidence directe sur le niveau des offres financières. Une information lacunaire est de nature à conduire les opérateurs économiques à intégrer des marges de précaution destinées à couvrir les aléas, tandis qu’une information complète et fiable favorise des prix plus ajustés et compétitifs.
En définitive, l’appréciation des risques et le choix des modalités contractuelles pertinentes dépendent d’éléments factuels qui doivent être précisément identifiés en amont de la procédure, tenant notamment à la nature des équipements, à leur état, à leur ancienneté, ainsi qu’au niveau de complexité technique des prestations attendues.