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Négociation en MAPA : suivez le guide

Article d'achatpublic.info

 

Négociation en MAPA : suivez le guide

 

A propos de l'auteur

 

Consciente que bien des collectivités n'osent toujours s'engager dans la négociation et répugnent à échanger avec les entreprises, l'Association des acheteurs publics (AAP) a publié un guide ad hoc dans le cadre des MAPA. Membre du collectif auteur du document, Jean-Lou Lemaindre, spécialiste du sujet, insiste sur la nécessité de s'entraîner pour se débarrasser des appréhensions et maîtriser son comportement lors d'un face-à-face. Il rappelle aussi qu'une négociation réussie dépend en très grande partie de sa préparation.

« 35.400 communes et 12.600 établissements publics de coopération intercommunale (à ce jour) soit plus de 48.000 appréciations possible de la notion de négociation dans les marchés publics à procédure adaptée… »,  estime Alain Bénard. C'est sans doute pourquoi  l'Association des acheteurs publics (AAP) - qu'il préside - a jugé utile de publier un guide de 45 pages répondant à quasiment toutes les questions sur le sujet, du cadrage de la négociation durant la passation aux candidats admis à négocier en passant le classement des offres finales ou la traçabilité. Avec en prime une dizaine d'annexes (exemples de grilles de négociation pour un marché d'études ou un marché de maîtrise d'oeuvre, modèles de lettres, note remise aux candidats à l'issue de la négociation…). Comme le sourcing, la négociation peut effrayer. Car des générations d'acheteurs ont été élevées dans le principe sacro-saint d'éviter tout contact avec les entreprises. « On a encore pas mal de services qui sont récalcitrants à cause des risques potentiels, même si on sait qu'il n'y a pas plus de recours pour ce type de marchés que pour les autres », admet Jean-Lou Lemaindre, ancien président de l'AAP, négociateur chevronné, formateur spécialisé dans le domaine, et membre du collectif auteur du guide.  «On a  également une peur très génétique de la négociation parce qu'il s'agit d'un concept  très lié au conflit. La guerre, c'est la continuité de la négociation avec d'autres moyens », poursuit-il en paraphrasant Carl von Clausewitz. Autre facteur explicatif de cette réticence : la crainte de l'inconnu.  « J'ai fait énormément de formation pendant ma carrière et j'ai pu m'apercevoir de la différence du comportement des stagiaires entre le premier jour, lorsqu'on faisait le tour de table, et le troisième jour. Mon conseil essentiel, c'est de s'entraîner avec des jeux de rôle, de se mettre en situation une première fois. Il est important d'avoir déjà un passé de négociateur. » Le guide de l'AAP insiste d'ailleurs sur cet aspect : négocier n'est pas une science exacte, mais une discipline qui s'acquiert par le travail.

Rester à l'écoute de ses interlocuteurs

D'autant qu'une négociation peut être polluée par certains comportements, le stress et l'angoisse de l'échec. « Il faut savoir rester neutre, ne pas exprimer son agressivité ou sa passivité. Il y a en général cinq phases durant une négociation (l'introduction durant laquelle on se présente ; la consultation, période de mise en commun des informations et des intentions ; la confrontation, temps pendant lequel chacun défend les solutions qui lui conviennent ; la conciliation et la conclusion, NDR). Si l'acheteur est trop passif, il ne s'en sortira pas durant la confrontation. De même s'il est trop agressif car il risquera de

 

s'emporter », prévient Jean-Lou Lemaindre (en photo ci-contre), adepte de l'empathie. « Je m'intéresse par exemple à mon interlocuteur au démarrage, en lui posant la question du type «  est-ce vous  qui allez vous occuper de notre offre ? », ce qui lui permet de se mettre en valeur. Il faut toujours se montrer à l'écoute, même lors d'une négociation très dure. A la fin de l'entretien, il faut trouver un moyen de préparer une éventuelle autre rencontre. Je raccompagne la personne en lui demandant par exemple des nouvelles de la santé de son entreprise. » Mais pourquoi quitter la zone de confort en organisant de tels face-à-face ? « D'abord afin de parvenir à obtenir de l'entreprise une meilleure offre, soit une qualité supérieure, un service plus proche du besoin exprimé ou une réduction du prix. N'oublions pas que le premier argent gagné, c'est celui qu'on n'a pas dépensé. Mais négocier seulement un prix est une erreur. D'ailleurs, ce n'est pas de la négociation, c'est du marchandage. Ensuite parce que cela permet de faire une vraie mise en concurrence. Les pièces de marchés sont plus survolées que lues. La négociation permet ainsi de faire tomber certaines interrogations, et pas mal d'incompréhensions qui permettront d'avoir une foultitude de problèmes en moins lors de l'exécution.»

Une négociation réussie dépend en grande partie de sa préparation

Jean-Lou Lemaindre distille quelques conseils aux profanes prêts à se jeter à l'eau. En premier lieu, constituer un binôme avec un administratif et un technicien, histoire d'avoir un garant de la teneur des échanges, d'être à égalité avec les entreprises qui délèguent souvent deux personnes et parce que la négociation est « un jeu de rôles ». Ensuite se préparer.  « C'est 80% de la réussite. Il faut savoir ce qu'on va faire, ce qu'on veut obtenir, quels sont les points sur lesquels on ne transigera pas, comme par exemple les délais. Il ne faut pas oublier de débriefer après les échanges.» Un bilan qui permettra de faire le point sur l'atteinte des objectifs et sur la « prestation » de chacun, de gommer les erreurs et de progresser. Il faut éviter de commencer par des marchés à fort enjeu politique ou financier et privilégier certains segments plus appropriés, comme les fournitures de bureau ou les solutions d'impression. « Contrairement à ce que l'on peut croire, ce n'est pas très compliqué s'agissant des copieurs. La concurrence est telle que c'est assez facile d'obtenir a minima une meilleure qualité. On ne va pas gagner des mille ou des cents mais on ne va pas se planter non plus. » Il recommande une méthode qui fonctionne relativement bien et qu'il a souvent utilisée. « Il faut se montrer relativement souple, faire des concessions au début, les valoriser, en cherchant à montrer sa bonne volonté. Puis de demander ouvertement à l'entreprise ce qu'elle compte faire en contrepartie. Si le prestataire ne fait pas d'efforts, l'acheteur pourra dire : j'ai avancé de mon côté mais vous ne bougez pas, donc on va en rester là », conclut l'ancien président de l'AAP.
Pour se procurer le guide : aact.asso@yahoo.com

 


© achatpublic.info Par : M. Jean-Marc Binot

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1 commentaire

Commentaires

1. Par eric le jeudi 22 mars 2018 à 20h03

merci tout simplement

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